Rabu, 31 Oktober 2012

PENATAAN ARSIP DENGAN SISTEM NUMERIK (NOMOR)

Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian- bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap dapat berupa nama orang, nama badan, nama tempat, istilah subyek, atau angka tergantung pada sistem penyimpanan yang dipergunakan (Amsyah 2003 : 121).
Menata arsip artinya mengatur, menyusun arsip-arsip dengan kode klasifikasi yang telah dibuat menurut sistem penyimpanan yang efektif dan efisien. Pelaksanaan penataan arsip terdiri dari:
1. Arsip harus disortir terlebih dahulu.
2. Meneliiti arsip apakah sudah didisposisi/ belum.
3. Setelah arsip yang ada hubungannya disatukan.
4. Pemberian kode klasifikasi diujung kanan atas.
5. Menentukan indeks (Abu Bakar 1990 : 67)
Kode adalah alat untuk mengenali masalah yang ada dalam arsip dan disamping itu juga sebagi alat penentu, dimana letak arsip itu didalam urutan hubungan masalah pada susunan seluruh arsip dalam simpanan. Kode ini juga menentukan adanya urutan sistematis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali dalam file.
System Numeric
System Numeric atau Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan. Hampir sama dengan sistem penyimpanan abjad yang penyimpanan dokumen berdasarkan nama, sistem nomorpun penyimpanan dokumen berdasarkan nama, hanya disini diganti dengan kode nomor. Sistem penyimpanan ini tepat digunakan untuk:
1) Penyimpanan berkas atau dokumen yang kata panggilnya menggunakan nomor, misalnya perusahaan asuransi sesuai urutan nomor, misalnya perusahaan asuransi sesuai urutan nomor polis, bank penyimpanan data nasabah berdasarkan nomor rekening.
2) Penyimpanan surat-surat keputusan dalam suatu organisasi, hal itu dikarenakan surat keputusan lebih mudah dikenal dengan nomor surat keputusan.
3) Pada lembaga pendidikan yang menyimpan dokumen siswanya berdasarkan nomor induk siswa.
4) Penyimpanan faktur transaksi, yang diurutkan berdasarkan nomor faktur.
Di dalam sistem nomor ada 4 macam yaitu:
1. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi) Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.Yang diperlukan dalam sistem ini adalah. Perlengkapan yang diperlukan adalah- Filling cabinet- Guide- Folderb. Daftar klasifikasi nomorc. Kartu kendaliDalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu- Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor- Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama- Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.Guna daftar klasifikasi adalah- Sebagai pedoman pemberian kode surat- Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan suratUraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet- Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide- Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder- Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depanCara penyimpanan surat- Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya- Memberi kode surat- Mencatat surat kedalam kartu kendali- Mencatat surat pada kartu indeks- Menyimpan surat- Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan- Menyimpan kartu kendali
2. Sistem nomor menurut Terminal Digit Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah- Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)- Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.- Cara mengindeks nomor kode sebagai berikuta. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guideb. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folderc. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder- Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.
3. Sistem Nomor Middle Digit Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.
4. Sistem nomor Soundex (phonetic system) Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.
Sistem penyimpanan arsip yang dijalankan dapat dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
a. Mudah dilaksanakan
b. Mudah dimengerti
c. Ekonomis/ hemat biaya
d. Tidak memakan tempat
e. Mudah didapat
f. Cocok dengan organisasi
g. Fleksibel / Luwes
h. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip
i. Mempermudah pengawasan (Wursanto Ignasius, 1991 : 190)




PENANGANAN DAN CARA MENGARSIP SURAT



1. PENANGANAN SURAT
Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor.
Organisasi pengurusan surat-surat kantor sangat berbeda dari instansi ke instansi. Dalam suatu
organisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas dengan
merangkap tugas-tugas lain. Dalam suatu organisasi yang besar pengurusan surat-surat dapat
dikerjakan dalam bagian masing-masing, atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus,
yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Pada umumnya urusan penerimaan dan pengiriman suratsurat
yang dipusatkan, yaitu yang mengerjakan surat-surat masuk dan juga surat-surat keluar
adalah dianggap lebih baik.

Cara pengurusan surat-surat apabila telah diterima :
1. Penyortiran surat
a. Meneliti asal (sumber) surat itu.
b. Meneliti cara pengiriman surat
2. Penyortiran selanjutnya dibagi menjadi beberapa kelompok ;
a. Surat-surat Dinas; yaitu surat-surat yang erat hubungannya dengan kegiatan kantor
b. setiap kelompok surat hasil sortir ditempatkan tersendiri di dalam folder-folder atau
alat lain sejenisnya.
3. Pembukaan sampul (amplop).
4. Pengeluaran surat dari dalam sampul
5. Penelitian surat
6. Pembacaan surat
7. Penyampaian surat (intern)
8. Pencatatan Surat
a. Kartu kendali
b. Buku Agenda
c. Buku Pembantu Agenda
d. Keterangan-keterangan yang dicatat dalam Kartu Kendali ataupun Buku Agenda
9. Langkah akhir penanganan surat
Tata penyimpanan arsip aktif maupun arsip inaktif menggunakan system penataan berkas
disesuaikan dengan kepentingan instansi bersangkutan agar memudahkn pengendaliannya.

11. TATA CARA MENGARSIP SURAT (FILING)
A. PENGERTIAN FILING
Filing adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistimatis,
sehingga bahan – bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap
kali diperlukan. Suatu filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan bahan-bahan
yang aman, maka filing dapat dianggap sebagai “ingatan” dari sesuatu organisasi. Filing
merupakan bagian yang sangat penting dan oleh karenanya filing harus disusun dengan
sempurna dalam suatu organisasi.

B. SISTEM FILING
Ada 5 dasar pokok sistim bagi penyelenggaraan filing yang dapat dipergunakan yaitu :
1. Sistem Abjad
2. Sistem Subyek
3. Sitem Geografis
4. Sistem Nomor
5. Sistem Kronologis
 
C. TANGGUNG JAWAB PEGAWAI TERHADAP FILING.
Sistem filing bagi suatu kntor adalah sangat penting oleh karena arsip adalah sebagai
alat “ingatan”, sebagai metode untuk menyimpan surat-surat atau bahan-bahan yang penting
dengan aman, sistimatis, dan mudah ditemukan kembali apabila diperlukan setiap waktu.
 
D. PROSEDUR MENGARSIP
Prosedur mengarsip sebagai berikut:
1. Pembuatan tanda pelepas
2. Pembinaan kode
3. Pembuatan kartu petunjuk silang
4. Menggolong-golongkan
5. Penyimpanan
 
E. SISTEM POLA BARU KEARSIPAN.
Sistem ini adalah gabungan dari sistem abjad, system subyek, dari system nomor, dan
system kronologis. 



PEMELIHARAAN DAN PENJAGAAN ARSIP BEBERAPA JENIS MUSUH KERTAS.
1. Kerusakan yang disebabkan dari dalam :
a. K e r t a s
b. T I n t a
c. Pasta/Lem
2. Kerusakan akibat serangan dari luar :
a. Kelembaban
b. Udara yang terlampau kering
c. Sinar Matahari
d. Debu
e. Kekotoran udara
f. Jamur dan sejenisnya
g. Rayap
h. Gegat
 
13. RUANGAN PENYIMPANAN ARSIP
Menyimpan arsip-arsip bukanlah disembarang tempat, akan tetapi ruangan penyimpanan
harus terhindar dari kemungkinan-kemungkinan serangan api, air, serangga dan lain-lain.
Tempat penyimpanan arsip harus kering, kuat, terang dan berfentilasi yang baik.
Menyimpan arsip.
Menyimpan arsip hendaknya di tempat yang memenuhi syrat.Pergunakanlah rak logam
daripada menggunakan almari yang tertutup.
 
14. P E N J A G A AN
1. Membersihkan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip hendaknya senantiasa bersih dan teratur. Sekurangkurangnya
seminggu sekali dibersihkan dengan vacuum cleaner.
2. Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya.
Sedikit-dikitnya setiap enam bulan tempat penyimpanan arsip dan daerah sekelilingnya
hendaknya diperiksa untuk mengawasi kalau-kalau ada serangga, rayap, dan sejenisnya.
3. Penggunaan Racun Serangga
Setiap enam bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun serangga seperti D.D.T,
Dieldrin, Pryethrum, Gaama Benzene Hexa chloride.
4. Mengawasi serangga anai-anai
Untuk menghindari serangga anai-anai dapat dipergunakan sodium arsenie
5. Larangan makan dan merokok.
Makanan dalam bentuk apapun tidak boleh dibawa ke tempat penyimpanan arsip, sebab
sisa-sisa makanan merupakan daya tarik bagi serangga dan juga tikus-tikus.
6. Rak penyimpanan arsip
Arsip-arsip hendaknya disimpan di rak yang dibuat dari logam, dimana jarak antara
papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inci.
7. Meletakkan arsip.
Arsip-arsip, barang-barang cetakan, peta bagan dan lain-lain hendaknya diatur sebaik
mungkin dengan diberi tanda masing-masing.
8. Membersihkan arsip
Arsip-arsip hendaknya dibersihkn dengan menggunakan vacuum cleaner. Apabila arsiparsip
dihinggapi anai-anai/rayap dan sejenis lainnya hendaknya dipisahkan dengan
lainnya.
9. Mengeringkan arsip yang basah
Arsip-arsip yang basah tidak boleh dikeringkan dengan jalan menjemur dibawah
teriknya sinar matahari. Bukalah arsip-arsip dari ikatannya, kemudian keringkan dengan
jalan menganginkan.
10. Arsip-arsip yang tidak terpakai
Untuk arsip-arsip yang tidak terpakai lagi, hendaknya dijaga dengan cara yang sama,
tetapi simpanlah tersendiri. Aturlah sebaik mungkin agar tidak bertaburan disana-sini.
Susunannya sama seperti ketika arsip itu dipergunakan.
11. Arsip-arsip yang rusak atau sobek
Apabila kita temukan arsip-arsip yang rusak/sobek janganlah ditambal dengan
menggunakan cellulose tape, sebab alat perekat ini malahan dapat merusakkan kertas
dan tulisannya. Untuk memperbaikinya gunakanlah kertas yang sama dengan
menggunakan perekat kanji.
 
15. PERTOLONGAN PERTAMA ARSIP-ARSIP YANG RUSAK DAN PERBAIKAN
KECIL
1. Halaman yang sobek
Untuk memperbaiki arsip-arsip yang sobek gunakanlah perekat kkanji, jangan sekalikali
menggunakan cellotape. Halaman yang sobek dapat diperbaiki oleh setiap orang
tanpa terlebih dahulu memperoleh pendidikan yang khusus.
2. Mem buat perekat
Perekat dapat dibuat dari tepung kanji dan air, tetapi pada umumnya lebih mudah untuk
membeli perekat di setiap toko buku yang terpercaya. Perbedaan antara perekat buatan
sendiri dengan kita beli ialah bahwa perekat buatan pabrik itu diber sedikit bahan
pengawet agar tidak berbau.
3. Memperbaiki arsip-arsip yang terbakar.
Apabila kertas-kertas arsip terserang oleh api, atau oleh beberapa sebab menjadi hangus
atau sedikit terbakar, serahkanlah arsip-arsip tersebut kepada yang lebih ahli. Dalam hal
ini serahkanlah kepada Arsip Nasional RI. Akan tetapi untuk pertolongan pertama yang
dapat kita lakukan ialah dengan memasukkan arsip-arsip tersebut ke dalam peti, dan
bungkuslah dengan kertas tissue secara lepas.
4. Menanggulangi arsip-arsip basah/terendam air.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan di dalam usaha menyelamatkan arsip-arsip
ataupun buku-buku daripada ancaman kemusnahan akibat menderita serangan air ialah
sebagai berikut :
a. ikatan bundle arsip janganlah dibuka sebelum Lumpur/kotoran yang berada
dipermukaan di buka /dibersihkan .
b. Mengeluarkan air yng terkandung dalam bundle arsip /buku-buku dengan jalan
menjemur di terik matahari,akan tetapi cukuplah kalau dianginkandi tempat yang
bebas teriknya matahari
c. Tidak diperkenankan untuk mengeringkan arsip/buku-buku dengan jalan menjemur
diterik matahari, akan tetapi cukuplah kalau dianginkan di tempat yang bebas dari
sinar matahari (didalam ruangan). Bila di jemur di bawah teriknya sinar matahari,
setelah kering kertas akan berkeriput-keriput dan saling melekat satu sama lain
sehingga sukar untuk memisahkannya.
d. Kertas-kertas arsip yang dibundel ataupun buku-buku hendaknya jangan dibuka
terlalu lebar, bukalah selebar jari.
e. Hendaknya kulit buku ataupun arsip jangan dipisahkan ketika masih dalam keadaan
basah
f. Lakukanlah semua ini dengan kesabaran dan kecermatan
5. Mengeringkan buku
Buku-buku yang akan dijemur, hendaknya diletakkan diatas tiga buah tali halus serta
kuat, agar buku dapat bergantung di ketiga bagiannya.
6. Mengatasi cendawan.
Apabila setelah kering di kertas-kertas tumbuh cendawan, sapulah segera dengan
campuran thymol dan spiritus, dapat juga dengan acetone. Disamping itu dapat juga
dipergunakan campuran formalin dengan air; campuran ini harus mengandung formalin
sebanyak 40%
7. Pembuatan kertas racun cendawan “fungicidial tissue”.
Kertas lembut racun cendawan ini dapat dibuat sendiri. Sediakanlah campuran “sodium
orthophenylpenate” sebanyak 2 ons, yang dicampur dengan air.Kemudian rendamlah
beberapa helai kertas lembar tissue di dalam campuran tersebut, kemudian biarkanlah sesaat
hingga kering.Simpanlah hasilnya di dalam kotak tertutup dan gunakanlah bila perlu.
8. Membersihkan rak
Akibat terlanda oleh banjir, seperti halnya kertas-kertas arsip, rak-raknyapun akan
mengalami kerusakan-kerusakan. Oleh karena itu selamatkanlah rak-rak yang kemungkinan
masih dapat diselamatkan.




Selasa, 23 Oktober 2012

SURAT MENYURAT

Pengertian Surat

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, Surat adalah kertas dan sebagainya yang bertulis (berbagai-bagai isi, maksudnya).

Prajudi Atmosudirdjo  menjelaskan bahwa Surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas naam kedudukannya dalam organsasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan komunikasi.

Diana Nababab menjabarkan pengertian surat sebagai alat komunikasi yang disajikan secara tertulis. Surat harus disajikan dengan baik karena surat secara tidak langsung memberikan gambaran tentang pribadi pengirimnya.

Surat merupakan sarana komunikasi tertulis antara satu pihak dengan pihak lain yang saling berkepentingan.Rumusan lain tentang surat dapat dikemukakan bahwa, surat adalah sehelai kertas bertulis atau lebih yang memuat suatu bahan komunikasi berupa pemberitahuan, permohonan, undangan dan lain-lain. Yang disampaikan seseorang kepada orang atau pihak lain, baik atas nama pribadi maupun karena kedudukannya dalam suatu organisasi, instansi atau perusahaan.

Dalam praktik surat menyurat senantiasa ada informasi atau pesan yang disampaikan, ada pihak pengirim  dan penerima informasi atau pesan, ada media yaitu tulisan kertas bertulis.Surat menyurat akan terjadi bila minimal ada dua pihak yang saling berkepentingan.

Fungsi Surat
Fungsi surat dalam kehidupan bermasyarakat antara lain dapat dirumuskan yaitu:
1).Surat sebagai Alat Komunikasi Tertulis
2).Surat Sebagai Alat Bukti Otentik
3).Surat sebagai Alat Bukti Historis
4).Surat sebagai Duta/Wakil
5).Surat sebagai Pedoman

Ciri-ciri Surat Resmi

Setelah pada artikel sebelumnya kita membahas apa itu surat resmi, kali ini kita akan membahas tentang Ciri-ciri surat resmi. Untuk membuat sebuah surat resmi yang baik ada beberapa aturan yang harus dilakukan, yaitu dengan mengikuti ciri-ciri surat sebagai berikut :
Ciri-ciri Surat Resmi :
  • Menggunakan kop atau surat, apa bila surat tersebut dikeluarkan oleh organisasi tertentu
  • Terdapat Nomor surat,lampiran dan perihal
  • Menggunakan salam pembuka dan salam penutup yang lazim digunakan
  • Menggunakan bahasa resmi yang sesuai dengan EYD atau aturan bahasa yang baik
  • Menyertakan stempel atau cap dari lembaga resmi

Kepala Surat

Kepala surat atau kop surat merupakan format baku yang digunakan dalam membuat surat resmi atau surat dinas. Kepala surat umumnya mencantumkan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, nomor fax, alamat e-mail dan alamat situs Web.Selain itu kepala surat resmi biasanya menggunakan logo/lambang perusahaan atau instansi tertentu.
Contoh Format penulisan kepala surat :
Kop surat
Ket: Logo atau lambang instansi biasanya diletakkan di bagian sebelah kiri kepala surat.
 
 

Nomor Surat Resmi

Dalam penulisan surat resmi, Nomor surat merupakan salah satu bagian dalam membuat surat resmi. Nomor surat resmi umumnya ditulis dengan kombinasi angka dan huruf. huruf menandakan instansi yang membuat surat resmi tersebut sedangkan angka digunakan untuk menentukan periode atau waktu surat tersebut diterbitkan.
Contoh Penulisan Nomor Surat Resmi yang benar :

Nomor: 113/U/OSIS/2012
No: 113 / U /OSIS / 2012
Nomor: 113.U.OSIS.2012

Referensi: Buku “Penuntun Perkuliahan Bahasa Indonesia” Karangan Daeng Nurjamal, M.Pd dan Warta Sumirat, M.Pd.

Senin, 22 Oktober 2012

CONTOH SURAT BALASAN KERJA SAMA

Surat balasan kerjasama merupakan salah satu contoh surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan / instansi untuk menanggapi surat permintaan kerjasama dari instansi / perusahaan lain. Karena merupakan surat resmi, maka surat balasan kerjasama ini harus diketik rapi pada kertas kop perusahaan serta dibubuhi dengan stempel resmi perusahaan.
Berikut ini adalah salah satu contoh surat balasan kerjasama:
============================================================
PT. DANA ABADI FINANCE
Jl. Kusumaningsih No. 28B Surabaya
Telp: 031-765231  fax: 031-765232
=============================================================
Surabaya, 12 April 2012

No Surat : 231/DAF/IV/2012
Hal         : Surat balasan permohonan kerjasama
Lamp      : 1 (satu) bendel

Kepada Yth.
Pimpinan Toko Jaya Bersama
Jl. Waringin No 2-5 Surabaya
Telp: 031-665421

Dengan hormat,

Berdasarkan Surat Permohonan Kerjasama bernomor 334/TJB/IV/2012 tertanggal 1 April 2012, maka dengan ini kami, PT. Dana Abadi Finance memutuskan untuk bersedia bekerjasama dengan Toko Jaya Bersama dalam hal pembiayaan pembelian barang secara kredit oleh para customer Toko Jaya Bersama.

Berikut ini kami kirimkan berkas perjanjian kerjasama yang berisi tentang hal - hal yang berkaitan dengan kerjasama sistem pembayaran beserta Surat Kontrak Perjanjian Kerjasama yang harus diisi dan ditandatangani. 

Mohon untuk mempelajari isi Surat Perjanjian Kerjasama dan Surat Kontrak Perjanjian Kerjasama yang terlampir pada surat balasan ekrjasama ini. Apabila ada pertanyaan mengenai isi dari surat perjanjian kerjasama dan surat kontrak kerjasama, mohon untuk segera menghubungi Departemen Legal kami dengan Sdr. Anton Kusumo di nomor 031-765231 pswt 12.

Demikian surat balasan permohonan dari kami semoga kita bisa menjalin hubungan kemitraan yang baik dalam jangka panjang.

Hormat kami,
PT. Dana Abadi Finance


Drs. Djoyo Kusumo
Direktur

BENTUK-BENTUK SURAT

Bentuk-Bentuk Surat

Dibawah ini merupakan contoh dari bentuk-bentuk surat. Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau pekerjaan atau juga keorganisasian. Selain itu bentuk-bentuk surat biasanya memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan bentuk suraqt yang lainnya. Dibawah ini contoh bentuk-bentuk suratnya :

1. Bagian-bagian Surat Resmi

Surat Resmi merupakan surat yang sering digunakan dalam kedinasan, keorganisasian, lembaga-lembaga instansi, maupun pekerjaan. Surat ini dikatergorikan paling umum di gunakan dalam kehidupan sehari-hari jika sedang berurusan dengan instansi atau kelembagaan tertentu. Bagian-bagian surat dari bentuk bagian-bagian surat resmi :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Hal tentang Surat
5. Lampiran
6. Surat yang di tujukan
7. Salam pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
a. Kepala Surat (Instansi Surat)
b. Leher Surat (Identitas Surat)
c. Tubuh Surat (Penjelasan Isi Surat)
d. Kaki Surat (Sumber Surat)


2. Bentuk Resmi (Official Style)

Bentuk Resmi merupakan salah satu bentuk surat dari bagian-bagian surat resmi. Fungsional dan Tujuan surat ini sama dengan bagian-bagian surat resmi. Namuhn jangan loupa untuk membuat surat resmi selalu perhatikan garis tengah agar surat resmi tersebut terlihat rapih dan di terima oleh instansi atau lembaga karena surat resmi ini sifatnya tidak main-main. Bagian-bagian surat dari Bentuk Resmi :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

3. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) merupakan bentuk surat dimana Leher Surat, Tubuh Surat, dan Kaki Surat tidak membentuk sebuah paragraph melainkan membentuk sebuah blok penuh dari kiri hingga kanan. Namun susunan atau struktur surat masih tetap berlaku dalam surat tersebut. Dalam pengetikan surat ini biasanya dimulai dari pasak garis pinggir kiri. Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

4. Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style)

Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) merupakan bentuk surat yang memiliki posisi kanan pada tanggal dan salam penutup. Bentuk surat ini sama saja halnya dengan Bentuk Lurus Penuh namun yang membedakan hanyalah tanggal dan salam penutup berada pada posisi kanan, baik dalam penulisan, pengetikan maupun strukturalnya. Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

5. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) merupakan bentuk surat dimana semua bagian surat, kecuali isi surat, diketika sama seperti bentuk lurus. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketukan dari pasak garis pinggir kiri. Biasanya bentuk surat ini suka ada dalam surat undangan pernikahan. Bagian-bagian surat dari Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

6. Bentuk Sederhana (Simplified Style)

Bentuk Sederhana (Simplified Style) merupakan bentuk surat yang hampir mirip dengan Bentuk Lurus Penuh namun hanya saja tanpa ada salam pembuka dan salam penutup. Biasanya surat ini di tujukan kepada orang-orang yang sedang bekerja di perusahaan itu. Terkadang penulisan Surat Bentuk Sederhana ini sangatlah simple tanpa perlu memandang kerapihan dan keteraturan. Bagian-bagian surat dari Bentuk Sederhana (Simplified Style) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

7. Bentuk Lekuk (Indented Style)

Bentuk Lekuk (Indented Style) merupakan bentuk surat dimana surat yang di tujukan memiliki alinea formasi baris berbentuk tangga turun. Bentuk Lekuk ini biasanya memiliki alinea paragraf yang melekuk sehingga tidak terlihat rapih namun terlihat terstruktur terutama pada bagian Surat yang di tujukan bentuk formasi alineanya seperti tangga kebawah. Bagian-bagian surat dari Bentuk Lekuk (Indented Style) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

8. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph)

Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) merupakan bentuk surat dimana Tubuh Surat memiliki alinea yang menggantung. Maksud dari alinea menggantung adalah setelah alinea baru, baris berikutnya masuk lima spasi. Jadi setelah alinea pertama, alinea berikutnya harus diberikan spasi sekitar 5 spasi. Biasanya bentuk surat ini ada pada kedinasan tertentu. Bagian-bagian surat dari Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

9. Bentuk Lurus Dengan Perihal atau "Pokok Surat" (Subject Notice)

Bentuk Lurus Dengan Perihal atau "Pokok Surat" (Subject Notice) merupakan bentuk surat dimana Pokok Surat terletak ditengah setelah Salam Pembukaan. Bentuk surat seperti ini di buat agar orang yang membacanya terfokus terhadap Pokok Surat pada surat tersebut. Jadi diletakan di tengah setelah Salam Pembukaan. Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus Dengan Perihal atau "Pokok Surat" (Subject Notice) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

10. Surat Bersambung (Surat Dua Halaman)

Surat Bersambung (Surat Dua Halaman) merupakan bagian surat dimana surat tersebut merupakan sambungan dari halaman sebelumnya. Surat ini biasanya di buat jika surat yang dibuat pada lembar yang dibuat tidak muat. Biasanya hal yang mengakibatkan ketidakmuatana atau ketidakcukupan lembaran surat itu ialah Tubuh Surat atau Isi Surat yang terlalu panjang. Sehingga diperlukan lemabran surat lagi untuk melanjutkannya. Namun ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat halaman baru pada surat yang diantaranya :

1. Nama yang dikirimi surat serta jabatannya (Kalau ada)
2. Halaman Surat (Halaman 2 dan seterusnya)
3. Tanggal Surat dibuat (bukan halaman surat yang dibuat)
4. Surat pada halaman berikutnya tidak perlu menggunakan kop surat
5. Tidak menggunakan tembusan dan nama yang di tembus atau nama lampiran atau inisial

Bagian-bagian surat dari Surat Bersambung (Surat Dua Halaman) :

a. Nama yang dikirimi surat serta jabatannya (Kalau ada)
b. Halaman Surat (Halaman 2 dan seterusnya)
c. Tanggal Surat dibuat (bukan halaman surat yang dibuat)
8. Isi Surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani