Tips dan Etika dasar Mengirim Email
1. Pastikan Anda e-mail menggunakan salam pembukaan dan penutupan
yang sopan. Hal ini akan membuat email Anda terlihat tidak terlalu
singkat dan tanpa basa-basi.
2. Tuliskan alamat kontak sesuai dengan level formalitas mereka dan pastikan anda mengeja atau menulis nama mereka dengan benar.
3. Cek ejaan tulisan Anda – email dengan kesalahan penulisan biasanya dianggap kurang serius.
4. Bacalah email Anda dengan keras untuk memastikan bahwa Anda telah
membuat ejaan dan intonasi dengan benar. Membaca email Anda dengan keras
untuk memastikan nada adalah yang Anda inginkan. Cobalah untuk
menghindari menggunakan kata-kata yang mengandung penekanan, tetapi
pilihlah kata-kata yang memiliki makna.
5. Pastikan Anda telah mencantumkan semua rincian dan informasi yang
dibutuhkan agar mereka mampu memahani dan mengerti tujuan Anda.
Generalisasi kata dapat menyebabkan kebingungan dan membuat mereka harus
membaca berkali-kali.
6. Apakah Anda menggunakan struktur kalimat dengan tepat? Kata
pertama dikapitalisasi dengan tanda baca yang tepat? Beberapa contoh
tanda baca ‘!!!’ dianggap kasar atau merendahkan.
7. Jika email Anda penuh dengan emosional, menjauhlah dari komputer
dan tunggu waktu yang tepat untuk membalas. Tinjau pengirim email yang
Anda terima, sehingga Anda yakin bahwa Anda sedang tidak membaca email
yang sebenarnya tanpa pengirim yang jelas.
8. Jika mengirim lampiran, apakah Anda bertanya kapankah waktu
terbaik untuk mengirim? Apakah Anda memeriksa ukuran file untuk
memastikan bahwa file yang Anda kirim hanya akan memenuhi inbox dari
kontak tujuan Anda?
9. Sebaiknya Anda menahan diri dari menggunakan fitur Reply to all
(Balas ke Semua) untuk memberikan pendapat Anda kepada mereka yang
mungkin tidak tertarik. Dalam kebanyakan kasus membalas email satu-satu
secara pribadi merupakan tindakan terbaik.
10. Lakukan pemeriksaan terakhir bahwa alamat yang Anda tulis pada
To: adalah benar-benar pengirim yang ingin Anda balasa emailnya.
11. Pastikan nama Anda ditulis dengan baik dalam From: Jane A. Doe (tidak jane, jane doe atau JANE DOE).
12. Ketik kalimat dengan lengkap. Jika Anda ingin ber basa-basi, maka
sebaiknya tidak membuat pesan yang ingin Anda sampaikan menjadi rancu.
13. Jangan pernah berasumsi dalam mengirim email. Jika Anda tidak
yakin, maka hindarilah kata atau kalimat yang dapat mengundang
kesalahpahaman.
14. Hanya karena seseorang tidak meminta tanggapan bukan berarti Anda
lalu mengabaikan mereka. Sebaiknya Anda menanggapi email dari orang
yang Anda kenal pada waktu yang tepat.
15. Pastikan isi kolom Subject: dengan akurat dan mencerminkan isi email Anda.
16. Jangan ragu untuk mengucapkan terima kasih, apa kabar, atau ungkapkan bahwa Anda menghargai bantuanya.
17. Hindari penggunaan email yang singkat dan langsung pada poinya saja.
18. Selalu akhiri email Anda dengan ”Terima kasih,” ”Hormat Saya,” atau ”Salam”.
2. Perhatikan Format Email
19. Jangan mengetikkan kalimat dalam huruf besar. Penggunaan huruf
besar mencerminkan kata-kata keras atau Anda sedang berteriak atau
melakukan penekanan.
20. Jika Anda ingin menggunakan bold pada tulisan Anda, maka Anda harus mengetahui maksud dari kata yang di cetak tebal.
21. Jangan gunakan latar belakang dengan pola tertentu. Hal ini akan membuat email Anda sulit untuk dibaca.
22. Hindari penggunaan fancy-schmancy font. Gunakanlah font standar yang dapat dengan mudah di kenali pada semua computer.
23. Gunakan emoticon yang sesuai untuk membantu Anda mengekspresikan nada dan niat yang jelas.
24. Mengetik email Anda dengan menggunakan huruf kecil semua akan memberikan persepsi kurangnya pendidikan atau kemalasan.
25. Hindari menggunakan beberapa warna font dalam satu email. Itu
membuat email Anda lebih sulit untuk dilihat dan dapat menyebabkan
kesalah-pahaman akan maksud email Anda.
26. Pilihlah kata yang paling tepat dan seakurat mungkin untuk mencerminkan intonasi nada Anda dan menghindari kesalahpahaman.
3. Tips Email Lampiran
27. Saat mengirim lampiran dalam ukuran besar, selalu ”zip” atau kompres file Anda sebelum pengiriman.
28. Jangan pernah mengirim lampiran besar tanpa pemberitahuan!
Sebaiknya Anda selalu bertanya kapankah waktu terbaik untuk mengirim
file tersebut kepada mereka.
29. Kecilkan ukuran grafis gambar menjadi sekitar 600 piksel lebar
sebelum mengirim email. Ini akan sangat mengurangi waktu download.
30. Jangan pernah membuka lampiran dari seseorang yang Anda tidak tahu.
31. Pastikan program antivirus, adware, spyware Anda selalu up to
date dan mencakup pemindaian email termasuk pemindaian lampiran baik
yang masuk maupun keluar.
32. Lebih baik untuk mengirimkan beberapa lampiran dalam beberapa
pengiriman email yang terpisah daripada melampirkan mereka hanya dalam satu email yang akan menyebabkan kegagalan pengiriman.
33. Pastikan penerima email Anda memiliki perangkat lunak yang sama
seperti Anda sebelum mengirim lampiran atau mereka mungkin tidak dapat
membuka lampiran Anda. Gunakan PDF bila memungkinkan.
4. Email Tujuan To, From, CC, BCC, RR, Subject:
34. Hanya menggunakan Cc: bila penting bagi mereka Cc: untuk
mengetahui tentang isi dari email tersebut. Cc yang berlebihan dapat
menyebabkan email Anda diabaikan.
35. Jangan gunakan Return Receipt (RR) pada setiap email tunggal.
Melakukan hal ini dipandang sebagai mengganggu, menjengkelkan dan dapat
ditolak oleh pihak lain.
36. Sertakan alamat dalam kolom To: Untuk orang yang ingin anda mintai balasan.
37. Sertakan alamat dalam kolom Cc: Sebagai informasi akan apa yang Anda kirimkan.
38. Pastikan nama Anda ditampilkan dengan benar dalam kolom From:.
39. Hapus alamat dari To:, CC, dan BCC: Jika tidak perlui melihat balasan Anda.
40. Selalu gunakan Subjek singkat. Email tanpa judul akan ditandai sebagai spam.
41. Pikirkan motif Anda saat menambahkan alamat ke Ke:, CC:, Bcc.
42. Jangan pernah mengekspos teman Anda atau alamat email kontak orang
lain dengan orang asing dengan memasukkan mereka ke kolom To:. Gunakan
Bcc:!
43. Pastikan ketika menggunakan Bcc: bahwa niat Anda tepat. Untuk
mengirim Bcc: salinan kepada orang lain sebagai cara untuk berbicara
dibelakang orang lain yang kurang sopan.
5. Email Forwarding
44. Jangan meneruskan email yang didalamnya terdapaty pesan untuk
meneruskan / forward kepada orang lain, karena biasanya adalah pesan
hoax yang tentu saja akan diabaikan meski isi pesanya terlihat penting
45. Jika seseorang meminta Anda untuk menahan diri dari email
forwarding , maka mereka memiliki hak itu dan Anda tidak perlu marah
atau tersinggung.
46. Ketika forwarding email, jika Anda tidak bisa meluangkan waktu
untuk mengetik komentar pribadi kepada orang yang akan Anda kirimi pesan
tersebut, maka jangan repot-repot melakukanya.
47. Jangan memforward email tanpa Anda edit sedikitpun mulai dari
alamat email lainnya, header dan komentar dari semua forwarder lainnya.
48. Jika Anda harus memforward email tersebut untuk beberapa orang,
maka masukkan alamat email Anda pada kolom To: lapangan dan masukkan
alamat email yang lain ke kolom Bcc: untuk melindungi alamat email
terpublikasi kepada orang yang tidak mereka kenal. Ini adalah masalah
privasi yang sangat penting.
49. Berhati-hatilah ketika memforward email yang berisi isu-isu politik atau kontroversial.
6. Email dan Persepsi, Privasi, Hak Cipta
50. Pilih nama alamat email Anda dengan bijaksana. Ini akan menentukan persepsi orang-orang terhadap Anda.
51. Cobalah untuk tidak membuat asumsi ketika Anda membaca sebuah
pesan email. Sebaiknya Anda Selalu meminta klarifikasi sebelum Anda
bereaksi untuk menanggapi pesan email tersebut.
52. Memposting atau meneruskan email pribadi adalah pelanggaran hak
Jika ingin melakukanya, Anda perlu izin dari penulis pertama.
53. Meskipun tidak benar, ketika akan diteruskan kepada orang lain,
Anda harus berhati-hati ketika menulis tentang topik emosional atau
kontroversial.
54. Ketika ada kesalahpahaman melalui email, jangan ragu untuk menelpon untuk menyelesaikan masalah.
55. Ketahuilah bahwa bagaimana Anda mengetik, dan upaya yang Anda
buat atau tidak buat akan menunjukkan apa yang penting bagi Anda dan
jika Anda adalah orang yang sopan berpendidikan.
56. Jika Anda meneruskan email yang ternyata tipuan, Anda sebaiknya
mengirimkan pesan permintaan maaf kepada semua orang yang telah Anda
kirimi pesan tersebut.
57. Ketika mengisi formulir kontak di sebuah website, Anda sebaiknya
melakukannya dengan hati-hati dan jelas, sehingga permintaan Anda akan
dianggap serius.
58. Jika seorang teman menempatkan alamat e-mail Anda di kolom To:
dengan orang lain yang Anda tidak tahu, Anda bisa meminta teman Anda
untuk tidak lagi mengekspos alamat Anda dengan orang asing tanpa izin
Anda.
7. Email untuk Bisnis
59. Anda harus memikirkan bahwa email bisnis Anda itu seperti pada kop surat bisnis Anda dan Anda tidak akan pernah salah.
60. Jika Anda tidak bisa menanggapi email segera, di email setidaknya
Anda bisa mengkonfirmasikan bahwa Anda telah menerima emailnya sehingga
pengirim dapat mengharapkan respon Anda.
61. Mengirim Email kepada pemilik situs tentang produk atau jasa Anda
melalui form situs merupakan salah satu bentuk spam. Sebelumnya,
tanyakan kepada mereka jika mereka ingin info lebih lanjut tentang
produk Anda.
62. Ketika membalas email, sebaiknya balas dengan segera dan editlah
informasi yang tidak perlu dari tulisan yang akan Anda kirimkan.
63. Formalitas sebagai rasa hormat dan mencerminkan rasa hormat.
Gunakan email formal dengan kontak email baru sampai Anda merasa Akrab.
Anda sebaiknya menahan diri untuk menggunakan bahasa santai kepada
kontak yang baru saja Anda kenal.
64. Jangan pernah mengirim orang email yang mengahruskan mereka untuk
berhenti berlangganan jika mereka tidak pernah berlangganan email Anda.
65. Berhati-hatilah untuk menggunakan fitur Reply to All dan Cc:
dalam lingkungan bisnis. Melakukannya dapat menjadi bumerang karena Anda
akan dianggap rendah dan dianggap tidak aman.
66. Ketika membalas email dengan beberapa penerima yang Anda masukkan
pada kolom To: atau Cc:, sebaiknya Anda menghapus alamat orang-orang
yang tidak berkepenbtingan.
67. Jangan pernah mengirim lampiran bisnis di luar jam kerja dan
pastikan bahwa format file yang Anda kirim dapat dibuka oleh pihak lain.
8. Chat dan IM (Instant Messaging)
68. Ketika Anda berpartisipasi dalam IM dan Chat, cobalah untuk tidak
terlalu membuat kata-kata yang samar, sehingga mudah dipahami.
69. Gunakan Instant Messaging (IM) untuk topik santai atau hanya
sebagai informasi pembuka. IM bukanlah tempat untuk topik yang serius
atau masalah konfrontatif.
70. Mulailah dengan selalu menanyakan apakah orang yang Anda ajak
chatting bersedia untuk diajak chatting dan untuk mengetahui bahwa itu
adalah waktu yang baik untuk chatting. Sebaiknya Anda menahan diri dari
chatting selama pertemuan atau ketika perhatian Anda diperlukan untuk
hal-hal lain.
71. Berlatihlah berkomunikasi secara singkat dan padat.
72. Selalu mempertimbangkan bahwa menelpon selalu lebih baik daripada
berkirim pesan melalui email, IM atau chat untuk membahas topic yang
cukup sensitive.
73. Chatting bukan alasan untuk melupakan pendidikan sekolah Anda.
74. Jika Anda bukan seoirang yang bvisa melakukan beberapa pekerjaan
secara bersama-sama, janganlah meninggalkan orang yang sedang chatting
dengan Anda dalam kondisi menggantung.
75. Pelajari cara menggunakan fitur dari program IM yang Anda gunakan.
76. Jangan gunakan nama samara hanya untuk mengintip aktivitas chatting teman Anda atau orang lain.
77. Anda harus mempertimbangkan dengan siapa Anda berkomunikasi
dengan menentukan singkatan dan emoticon yang boleh digunakan ataupun
tidak.
9. Komunikasi Social Media, Blog dan Forum
78. Perlu diingat ketika men-tweet, menulis sesuatu di Facebook atau
komentar pada sebuah trit forum, ingatlah bahwa Anda berada dalam arena
global.
79. Ketika diskusi keluar dari kendali, jangan mengeluarkan panggilan
atau kata-kata kasar, ingatlah bahwa Anda lebih baik daripada itu.
80. Dalam forum, tulislah signature Anda tidak lebih dari 2-3 baris.
81. Jika Anda ingin berpromosi, gunakanlah hanya link pada akhir postingan Anda.
82. Ketika Anda sedang berdiskusi, Sebaiknya tetap pada topik dan
mendiskusikan masalah hanya yang berhubungan dengan thread / topik yang
bersangkutan.
83. Jika Anda adalah member baru pada sebuah grup atau forum, Ada
baiknya Anda “mengamati” untuk sementara untuk mengetahui bagaimana
kebaisaan orang-orang di forum tersebut sebelum Anda melakukan posting.
84. Jangan pernah memberikan informasi pribadi atau spesifik mengenau
lokasi atau alamat Anda secara online – tidak seharusnya Anda
memberikan informasi pribadi kepada orang lain.
85. Perlu diketahui bahwa dalam sebuah diskusi / forum akan selalu
ada perbedaan pendapat. Cobalah untuk tetap objektif dan tidak
mempersonalisasi masalah.
86. Jangan terjebak oleh Troll. Troll adalah orang-orang yang akan menulis komentar kasar hanya untuk memancing seseorang.
87. Pastikan untuk mengedit, atau menghapus setiap bagian dari
posting Anda yang tidak berhubungan dengan diskusi yang tengah berjalan.
10. Cek Ulang Isi email Anda
88. Sebelum Anda marah karena Anda melihat seseorang tidak menanggapi
email Anda, sebaiknya periksa dulu untuk melihat apakah jawaban mereka
sengaja dihapus atau dikirim ke Sampah atau junk Folder.
89. Jika Anda ingin mengirim email dengan penuh emosi, tunggulah
sampai keesokan harinya untuk melihat apakah Anda merasakan hal yang
sama sebelum Anda mengirim email tersebut.
90. Jangan ragu untuk memodifikasi kolom Subject: agar lebih akurat mencerminkan arah percakapan itu.
91. Ketika Anda berkomunikasi melalui email, maka ketahui siapa yang
dapat Anda percaya, dan percayalah hanya kepada orang yang Anda kenal.
92. Luangkan waktu untuk meninjau kembali setiap email sebelum
mengklik Send/ Kirim untuk memastikan pesan Anda jelas dan sesuai dengan
yang Anda ingin sampaikan.
93. Jangan gunakan email lama untuk membalas dan mulailah mengetik tentang sebuah topik yang baru.
94. Terlepas dari betapa bagusnya email tersebut untuk di teruskan
(forward), jangan Anda forward tanpa menyelidiki kebenaranya.
@Snopes.com.
95. Selalu tambahkan alamat email dari situs web dan kontak baru
segera ke pengirim Anda, sehingga mereka dapat mengetahuinya melalui
kotak Spam.
96. Sebelum mengisi formulir kontak situs web ini, cobalah untuk
meninjau situs tersebut untuk memastikan informasi yang Anda cari belum
tersedia pada situs tersebut.
97. Lihatlah kembali dengan cepat e-mail dalam Folder sampah email Anda
sebelum Anda menghapusnya, untuk menghindari terhapusnya pesan yang
masih Anda butuhkan.
98. Jika ada email yang member perintah untuk meneruskan pesan
tersebut kepada semua teman-teman Anda, atau hanya 5 orang , demi
kebaikan semua orang, sebaiknya Anda hapus saja.
99. Jangan mengirim email secara masal kepada orang yang tidak meminta untuk berada di personal ”mailing list” Anda.
100. Periksa bahwa program anti-spyware dan anti-virus diatur untuk
secara otomatis memperbarui setidaknya sekali setiap minggu sehingga
dapat melindungi computer, system serta privasi Anda.