Menulis email ke teman tentu berbeda
dengan menulis email ke client atau ke atasan atau pada orang yang belum
dikenal. Selalu lebih aman menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar,
hindari bahasa chatting/sms seperti: ga, kalo, dst. Kecuali jika Anda
benar-benar yakin yang menerima email Anda tidak bermasalah dengan istilah
tersebut.
2.Gunakan salam, ada beberapa cara:
a. Assalamualaikum, (jika penerima muslim)
b. Yth Pak Fulan, (paling formal)
c. Pak Fulan ysh, (formal)
c. dh, (cara paling singkat, dh=dengan hormat)
d. Pak Fulan,
a. Assalamualaikum, (jika penerima muslim)
b. Yth Pak Fulan, (paling formal)
c. Pak Fulan ysh, (formal)
c. dh, (cara paling singkat, dh=dengan hormat)
d. Pak Fulan,
3.Jangan
terlalu banyak mengutip.
Hati-hati dalam melakukan balasan (reply),
yang mana sebagian besar program mailer biasanya akan mengutip pesan asli
yang Anda terima secara otomatis ke dalam isi surat Anda.
Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban
e-mail, hapus bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab
bagian-bagian yang relevan saja. Pesan yang terlalu panjang memakan file
yang besar dan membuat loading menjadi lambat, yang berarti akan menambah
beban pulsa bagi pihak penerima dan si pengirim.
4.Perlakukan
e-mail secara pribadi.
Jika seseorang mengirim informasi atau
gagasan kepada Anda secara pribadi, Anda tidak sepatutnya mengirimnya ke
forum umum, seperti kelompok grup, atau mailing-list. Email pada
dasarnya adalah alat komunikasi personal.
5.Jangan
gunakan huruf kapital.
Seperti halnya membaca suratkabar, atau
surat, membaca pesan e-mail yang menggunakan huruf besar/kapital yang
berlebihan tidak enak dilihat. Tapi di samping itu, terutama dalam tata
krama berkomunikasi dengan e-mail/chat, penggunaan huruf besar biasanya
dianggap berteriak. Mungkin saja maksudnya hanya untuk memberi tekanan
pada maksud Anda.
6.Jangan
Membicarakan Orang Lain.
Jangan melakukan hal tersebut, apalagi
kejelekan- kejelakannya. Berhati-hatilah terhadap apa yang Anda tulis. E-
mail memiliki fasilitas bernama 'Forward', yang mengizinkan si penerima
akan meneruskannya (forward) ke orang lain.
7.Jangan
gunakan CC.
Jika Anda ingin mengirim mail ke sejumlah
orang (misalnya di mailing-list), jangan cantumkan nama-nama pada kolom
CC. Jika Anda melakukan hal itu, semua orang yang menerima e-mail Anda,
akan bisa melihat alamat-alamat e-mail orang lain. Umumnya orang tidak
suka bila alamat e-mailnya dibeberkan di depan umum. Selalu gunakan BCC (blind
carbon copy). Dengan cara ini setiap orang hanya bisa melihat alamat e-mailnya
sendiri.
8.Jangan
gunakan format HTML
Jika Anda mengirim sebuah pesan penting ke
rekan Anda, jangan gunakan format HTML tanpa Anda yakin bahwa program e-mail
rekan Anda bisa memahami kode HTML. Jika tidak, pesan Anda sama sekali
tidak terbaca atau kosong. Sebaiknya, gunakan plain text.
9. Jawablah Secara Masuk Akal
Jawablah
setiap pesan e-mail secara masuk akal. Jangan menjawab dua tiga pertanyaan
dalam satu jawaban. Apalagi, menjawab pesan e-mail yang panjang lebar, dan Anda
menjawab dalam satu kata: "Good." Wah, ini sangat menyebalkan.
( Sumber e-syahid blogspot.com)
MACAM-MACAM E-MAIL
I. Dari Mekanismenya
Dalam perkembangannya, email ternyata tidak hanya seperti yang
dideskripsikan pada bagian I. Lebih detil, dari mekanisme pengiriman
dan penerimaannya terdapat beberapa jenis sebagai berikut :
1. POP Email
POP singkatan dari Post Office Protocol. Jalan yang dilalui
sebuah email mirip dengan yang dialami oleh sebuah snail mail, yang
mesti melewati beberapa kantor pos perantara sebelum akhirnya sampai ke
tujuan. Akan halnya dengan email, sebuah email akan melewati beberapa
komputer yang berperan sebagai router atau email server, sebelum
akhirnya tiba pada email server yang ada pada ISP di mana alamat email
kita terdaftar.
2. Web-based
Email / email gratisWeb-based Email, atau email berbasis web
dikembangkan dengan tujuan untuk memberikan jasa email kepada orang yang
memiliki akses internet, tetapi tidak memiliki account email sendiri,
atau yang dimiliki bukan akses ke email server, tapi ke sebuah web
server.
Jadi, orang yang akan mengirimkan email pertama-tama harus mengikuti prosedur untuk membuat sebuah account email yang pada umumnya disediakan secara gratis. Setelah selesai kita akan memiliki sebuah account email dengan user name yang telah kita tentukan dan domain name yang sudah ditetapkan oleh si pemberi jasa email gratis ini, termasuk dengan password.
Bila kita akan menulis sebuah email, email tersebut tidak ditulis pada email client yang konvensional tapi pada sebuah kolom / halaman khusus yang disediakan untuk itu. Pada kolom / halaman tersebut sudah lengkap tersedua bagian-bagian yang bisa diklik, untuk mengirimkan, menyimpan, dan sebagainya.
Bila kita akan mengecek apakah ada email yang ditujukan untuk kita maka kita akan harus masuk ke bagian inbox yang tentu disediakan di halaman tertentu di website yang memberikan jasa email semacam ini.
Sekali lagi, semuanya tidak menggunakan email client, tapi fasilitas yang dibuat khusus pada sebuah website. Contoh untuk ini banyak sekali, seperti hotmail.com, yahoo.com, gmail.com, dll.
Jadi, orang yang akan mengirimkan email pertama-tama harus mengikuti prosedur untuk membuat sebuah account email yang pada umumnya disediakan secara gratis. Setelah selesai kita akan memiliki sebuah account email dengan user name yang telah kita tentukan dan domain name yang sudah ditetapkan oleh si pemberi jasa email gratis ini, termasuk dengan password.
Bila kita akan menulis sebuah email, email tersebut tidak ditulis pada email client yang konvensional tapi pada sebuah kolom / halaman khusus yang disediakan untuk itu. Pada kolom / halaman tersebut sudah lengkap tersedua bagian-bagian yang bisa diklik, untuk mengirimkan, menyimpan, dan sebagainya.
Bila kita akan mengecek apakah ada email yang ditujukan untuk kita maka kita akan harus masuk ke bagian inbox yang tentu disediakan di halaman tertentu di website yang memberikan jasa email semacam ini.
Sekali lagi, semuanya tidak menggunakan email client, tapi fasilitas yang dibuat khusus pada sebuah website. Contoh untuk ini banyak sekali, seperti hotmail.com, yahoo.com, gmail.com, dll.
3. Email Forwarder
Email Forwarder adalah sebuah fasilitas yang dulu banyak
tersedia secara gratis, tapi kini sudah banyak yang komersial, dalam
arti menuntut kita untuk membayar sejumlah uang tertentu.
Pengertian email forwarder adalah sebuah cara untuk membuat alias dari alamat email kita yang sebenarnya. Sebagai contoh, alamat email saya yang sebenarnya adalah, akan tetapi saya masih bisa menerima email dari manapun juga yang dialamatkan kepada inbox untuk alamat email saya yang asli. Dalam hal ini adalah sebuah email forwarder, karena semua email yang ditujukan kepada alamat itu akan diteruskan lagi ke alamat yang sebenarnya
Orang menggunakan email forwarder dengan berbagai macam alasan. Mungkin alamat email yang sebenarnya dirasakan terlalu jelas menunjukkan identitas seseorang, seperti ISP yang digunakan, atau negara asal pengirim. Alasan lain boleh jadi adalah bila seseorang ingin anonim dalam sebuah forum diskusi tertentu, atau mungkin menggunakan sebuah email forwarder dan dengan identitas yang sama sekali lain. Ada pula yang menggunakan email forwarder untuk menghindari kemungkinan menerima spamming.
Pengertian email forwarder adalah sebuah cara untuk membuat alias dari alamat email kita yang sebenarnya. Sebagai contoh, alamat email saya yang sebenarnya adalah, akan tetapi saya masih bisa menerima email dari manapun juga yang dialamatkan kepada inbox untuk alamat email saya yang asli. Dalam hal ini adalah sebuah email forwarder, karena semua email yang ditujukan kepada alamat itu akan diteruskan lagi ke alamat yang sebenarnya
Orang menggunakan email forwarder dengan berbagai macam alasan. Mungkin alamat email yang sebenarnya dirasakan terlalu jelas menunjukkan identitas seseorang, seperti ISP yang digunakan, atau negara asal pengirim. Alasan lain boleh jadi adalah bila seseorang ingin anonim dalam sebuah forum diskusi tertentu, atau mungkin menggunakan sebuah email forwarder dan dengan identitas yang sama sekali lain. Ada pula yang menggunakan email forwarder untuk menghindari kemungkinan menerima spamming.
