ETIKA MENGIRIM E-MAIL DAN MACAM-MACAM E-MAIL

1. Perhatikan kepada siapa kamu mengirim email.

Menulis email ke teman tentu berbeda dengan menulis email ke client atau ke atasan atau pada orang yang belum dikenal. Selalu lebih aman menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, hindari bahasa chatting/sms seperti: ga, kalo, dst. Kecuali jika Anda benar-benar yakin yang menerima email Anda tidak bermasalah dengan istilah tersebut.

2.Gunakan salam, ada beberapa cara:
a. Assalamualaikum,  (jika penerima muslim)
b. Yth Pak Fulan,   (paling formal)
c. Pak Fulan ysh,   (formal)
c. dh,                  (cara paling singkat, dh=dengan hormat)
d. Pak Fulan,       

3.Jangan terlalu banyak mengutip.

Hati-hati dalam melakukan balasan (reply), yang mana sebagian  besar program mailer biasanya akan mengutip pesan asli yang Anda terima  secara otomatis ke dalam isi surat Anda.

Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e-mail, hapus bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab bagian-bagian  yang relevan saja. Pesan yang terlalu panjang memakan file yang besar dan  membuat loading menjadi lambat, yang berarti akan menambah beban pulsa  bagi pihak penerima dan si pengirim.

4.Perlakukan e-mail secara pribadi.

Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan kepada Anda secara pribadi,  Anda tidak sepatutnya mengirimnya ke forum umum, seperti kelompok grup,  atau  mailing-list. Email pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.

5.Jangan gunakan huruf kapital.

Seperti halnya membaca suratkabar, atau surat, membaca pesan e-mail yang  menggunakan huruf besar/kapital yang berlebihan tidak enak dilihat. Tapi di  samping itu, terutama dalam tata krama berkomunikasi dengan e-mail/chat,  penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak. Mungkin saja maksudnya  hanya untuk memberi tekanan pada maksud Anda.

6.Jangan Membicarakan Orang Lain.

Jangan melakukan hal tersebut, apalagi kejelekan- kejelakannya.  Berhati-hatilah terhadap apa yang Anda tulis. E- mail memiliki fasilitas  bernama 'Forward', yang mengizinkan si penerima akan meneruskannya  (forward) ke orang lain.

7.Jangan gunakan CC.

Jika Anda ingin mengirim mail ke sejumlah orang (misalnya di mailing-list),  jangan cantumkan nama-nama pada kolom CC. Jika Anda melakukan hal itu, semua  orang yang menerima e-mail Anda, akan bisa melihat alamat-alamat e-mail  orang lain. Umumnya orang tidak suka bila alamat e-mailnya dibeberkan di depan umum. Selalu gunakan BCC (blind carbon copy). Dengan cara ini setiap orang hanya bisa melihat alamat e-mailnya sendiri.

8.Jangan gunakan format HTML

Jika Anda mengirim sebuah pesan penting ke rekan Anda, jangan gunakan format HTML tanpa Anda yakin bahwa program e-mail rekan Anda bisa memahami kode  HTML. Jika tidak, pesan Anda sama sekali tidak terbaca atau kosong.  Sebaiknya, gunakan plain text.

9. Jawablah Secara Masuk Akal

Jawablah setiap pesan e-mail secara masuk akal. Jangan menjawab dua tiga pertanyaan dalam satu jawaban. Apalagi, menjawab pesan e-mail yang panjang lebar, dan Anda menjawab dalam satu kata: "Good." Wah, ini sangat  menyebalkan.

( Sumber e-syahid blogspot.com)

 

MACAM-MACAM E-MAIL

I. Dari Mekanismenya

Dalam perkembangannya, email ternyata tidak hanya seperti yang dideskripsikan pada bagian I. Lebih detil, dari mekanisme pengiriman dan penerimaannya terdapat beberapa jenis sebagai berikut :

1. POP Email

POP singkatan dari Post Office Protocol. Jalan yang dilalui sebuah email mirip dengan yang dialami oleh sebuah snail mail, yang mesti melewati beberapa kantor pos perantara sebelum akhirnya sampai ke tujuan. Akan halnya dengan email, sebuah email akan melewati beberapa komputer yang berperan sebagai router atau email server, sebelum akhirnya tiba pada email server yang ada pada ISP di mana alamat email kita terdaftar.

2. Web-based

Email / email gratisWeb-based Email, atau email berbasis web dikembangkan dengan tujuan untuk memberikan jasa email kepada orang yang memiliki akses internet, tetapi tidak memiliki account email sendiri, atau yang dimiliki bukan akses ke email server, tapi ke sebuah web server.
Jadi, orang yang akan mengirimkan email pertama-tama harus mengikuti prosedur untuk membuat sebuah account email yang pada umumnya disediakan secara gratis. Setelah selesai kita akan memiliki sebuah account email dengan user name yang telah kita tentukan dan domain name yang sudah ditetapkan oleh si pemberi jasa email gratis ini, termasuk dengan password.
Bila kita akan menulis sebuah email, email tersebut tidak ditulis pada email client yang konvensional tapi pada sebuah kolom / halaman khusus yang disediakan untuk itu. Pada kolom / halaman tersebut sudah lengkap tersedua bagian-bagian yang bisa diklik, untuk mengirimkan, menyimpan, dan sebagainya.
Bila kita akan mengecek apakah ada email yang ditujukan untuk kita maka kita akan harus masuk ke bagian inbox yang tentu disediakan di halaman tertentu di website yang memberikan jasa email semacam ini.
Sekali lagi, semuanya tidak menggunakan email client, tapi fasilitas yang dibuat khusus pada sebuah website. Contoh untuk ini banyak sekali, seperti hotmail.com, yahoo.com, gmail.com, dll.

3. Email Forwarder

Email Forwarder adalah sebuah fasilitas yang dulu banyak tersedia secara gratis, tapi kini sudah banyak yang komersial, dalam arti menuntut kita untuk membayar sejumlah uang tertentu.
Pengertian email forwarder adalah sebuah cara untuk membuat alias dari alamat email kita yang sebenarnya. Sebagai contoh, alamat email saya yang sebenarnya adalah, akan tetapi saya masih bisa menerima email dari manapun juga yang dialamatkan kepada inbox untuk alamat email saya yang asli. Dalam hal ini adalah sebuah email forwarder, karena semua email yang ditujukan kepada alamat itu akan diteruskan lagi ke alamat yang sebenarnya
Orang menggunakan email forwarder dengan berbagai macam alasan. Mungkin alamat email yang sebenarnya dirasakan terlalu jelas menunjukkan identitas seseorang, seperti ISP yang digunakan, atau negara asal pengirim. Alasan lain boleh jadi adalah bila seseorang ingin anonim dalam sebuah forum diskusi tertentu, atau mungkin menggunakan sebuah email forwarder dan dengan identitas yang sama sekali lain. Ada pula yang menggunakan email forwarder untuk menghindari kemungkinan menerima spamming.