KEARSIPAN

Arsip adalah segenap naskah dalam corak apapun yang dibuat atau diterima, baik secara lembaga atau individu, dimana saat ini tidak dipergunakan tetapi masih memiliki nilai guna yang pada suatu saat nanti akan dibutuhkan kembali.

Nilai Guna Arsip:
Yang dimaksud dengan nilai guna arsip adalah suatu tolok ukur penilaian bahwa arsip tersebut layak untuk disimpan. Penilaian layak simpan ini secara internasional ditentukan dengan metode ALFRED, yaitu;
A: Adminitratif : Penilaian arsip berdasarkan nilai administrasi yang dikandungnya.
L : Legal : Penilaian arsip berdasarkan nilai hukum yang dikandung arsip tersebut.
F : Fiscal : Penilaian arsip berdasarkan pada nilai keuangan yang dimiliki oleh arsip tersebut.
R : Reseach : Penilaian arsip dengan melihat pada nilai penelitian yang dikandung oleh arsip tersebut.
E : Education : Penilaian arsip berdasarkan pada nilai pendidikan atau pengetahuan yang dikandung arsip tersebut.
D : Documentary : Penilaian arsip berdasarkan pada nilai rekaman yang dikandung pada arsip tersebut.

Sedangkan kearsipan adalah suatu proses penyimpanan arsip serta sistematis agar mudah ditemukan kembali, yang meliputi penciptaan (pembuatan dan penerimaan), penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (finding), penyelamatan (pengamanan, pemeriharaan dan perawatan) dan penyusutan arsip (pemindahan, penyerahan dan pemusnahan).

Tujuan Pengelolaan Arsip:
1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman
2. Mudah mendapatkan kembali arsip yang diperlukan dengan cepat dan tepat
3. Menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam pencarian arsip
4. Menghemat tempat penyimpanan arsip
5. Menjaga kerahasiaan arsip
6. Menjaga kelestarian arsip
7. Menyelamatkan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan masyarakat.

Peralatan Kearsipan:
Peralatan yang digunakan pada penanganan arsip, harus dilihat bagaimana arsip tersimpan, sampai saat ini masih ada 3 bentuk peralatan penyimpanan utama yaitu;
1. Ordner
Banyak digunakan pada perusahaan kecil, lembaga pemerintah bahkan beberapa bagian pada perusahaan besar, system yang biasa menggunakan peralatan ini adalah kronologis, baik secara system murni maupun kronologis digabung dengan system lain.
2. Filling Cabinet.
Banyak digunakan pada kantor swasta, atau juga pada system sentralisasi dan desentralisasi. ALat penyimpanan ini efesien digunakan untuk semua system kecuali system kronolgis (karena tidak efisien dalam penggunaan hanging folder).
3. Komputer.
Suatu system penyimpanan terbaru adalah penggunaan peralatan komputer. System ini telah dikembangkan sebagai pengganti system manual, ordner dan filling cabinet. Karena ini menggabungkan system penyimpanan yang ada baik secara murni atau gabungan.

Pola Kerja Kearsipan.
Menangani arsip pada kantor mempunyai perbedaan antara perusahaan atau organisasi yang menganut system sentralisasi (suatu organisasi yang menganut penanganan berkas dan kearsipannya dalam satu bagian) biasa dipergunakan pada lembaga pemerintah atau BUMN, tetapi system desentaralisasi (pola penanganan berkas dan kearsipannya dilakukan oleh masing-masing bagian) biasa dilakukan oleh sekretaris perusahaan swasta. Kedua pola ini mempunyai cara kerja yang berbeda dalam proses penyimpanan dan pencarian arsipnya.
Pola Sentralisasi.

Sejak berkas dinyatakan sebagai arsip maka langkah selanjutnya adalah;
1. Bagian pemilik arsip menyerahkan pada bagian sekretariat atau tata usaha
2. Sekretariat menyerahkan pada bagian arsiparis (orang yang menangani arsip di sekretariat
3. Arsip disortir, lalu diteliti, dan diberi kode penyimpanan yang dilihat pada daftar klasifikasi.
4. Arsip dicatat pada kartu kendali (rangkap 3) dan arsip disimpan sesuai kode penyimpanan
5. Dua rangkap kartu kendali diberikan pada kepala tata usaha
6. Satu lembar kartu kendali diserahkan pada pemilik arsip, satunya disimpan oleh kepala tata usaha.
7. Pemilik arsip setelah menerima kartu kendali akan membuat kartu indeks berdasarkan kartu kendali tersebut.
8. Kartu kendali dan kartu indeks disimpan sesuai metode yang digunakan.
Tatacara Pencarian Arsip.
Dalam pencarian arsip diperlukan langkah-langkah sesuai prosedur, karena bagian pemilik arsip tidak menyimpan arsip. Maka setelah menerima permintaan dari atasan tentang arsip yang diminta;
1. Bagian pemilik arsip akan mencari pada kartu indeks atau kartu kendali (bila tidak dibuat kartu indeksnya)
2. Setelah kode penyimpanan arsip ditemukan lalu catat kode arsip tersebut.
3. Ajukan ke bagian tata usaha untuk mencari arsip
4. Bagian tata usaha mengecek pada kartu kendali yang dimilikinya, lalu menyampaikan pada bagian arsiparis untuk dicarikan
5. Bagian arsiparis mencari
6. Setelah ditemukan arsiparis membuat form peminjaman arsip
7. Menyerahkan pada kepala tata usaha bersama form peminjaman arsip
8. Kepala tata usaha menyerahkan kepada bagian pemilik arsip dan meminta tandatangan peminjaman arsip.
9. Bagian pemilik arsip memberikan arsip kepada atasan.

Pola Desentralisasi.
Penyimpanan Arsip.
Pada pola ini arsip disimpan dan ditangani oleh bagian yang memiliki arsip, sehingga tidak melibatkan pihak ketiga dalam pengelolaan arsipnya. Langkah penyimpanannya lebih efisien dan efektif yaitu dengan cara;
1. Berkas yang dinyatakan sebagai arsip disortir agar diketahui apakah berkas tesebut telah dinyatakan sebagai arsip atau belum
2. Membaca kebali arsip untuk mengetahui kode penyimpanan dari arsip, sesuai dengan kode yang dipergunakan lalu mencatat kode tersebut pada buku agenda surat masuk atau agenda surat keluar
3. Memberikan kode pada arsip, bila menggunakan system berbasis alphabetis harus diindeks terlebih dahulu (untuk menentukan urutan abjadnya)
4. Menyimpan arsip sesuai system yang dipakai.
Menemukan Arsip Cepat dan Tepat.
Pada pola ini pencarian arsipnya mempunyai waktu maksimal 2 (dua) menit agar arsip ditemukan kembali, untuk itu langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut;
1. Mengindentifikasi kode penyimpanan sesuai permintaan
2. Apabila kode permintaan dan penyimpaan sama dapat dilakukan pencarian langsung
3. Apabila kode penyimpanan berbeda dengan kode permintaan maka perlu alat bantu pencarian yaitu buku agenda surat
4. Lakukan pencarian pada media penyimpanan
5. Bila telah ditemukan, serahkan pada yang memohon atau yang memberikan instruksi.

Tatacara Mengindeks Surat.
Peraturan mengindeks adalah menentukan kata tangkap sebagai dasar penyimpanan. Peraturan ini sangat berguna untuk penggunaan system yang memerlukan susupan alfabetis seperti; Sistem alfabetis, system geografis, system subyek. Karena peraturan mengindeks berasal dari Negara barat, maka perlu adanya penyesuaian dengan keadaan di Indonesia.
Mengindeks terbagi 2 golongan.
Mengindeks nama orang barat.
Contoh: Bill Clinton diindeks Clinton, Bill

Mengindeks nama orang Indonesia yang memakai marga, keluarga, orangtua, suami
Contoh: Ronald Nainggolan diindeks Nainggolan, Ronald

Mengindeks tanpa nama marga.
Contoh: Amir diindeks Amir
Contoh: Sri Ningsih diindeks Sri ningsih

Mengindeks nama dan gelar.
Cotoh: Dra. Sri Hartinah diindeks Sri Hartinah. Dra.

Mengindeks gelar dari Inggris.
Contoh: Lord Boden Powell diindeks Powell, Lord Boden.

Mengindeks Nama dengan singkatan.
Contoh: AM Fatwa diindeks Fatwa, AM.
Mengindeks nama dengan tanda penghubung.
Contoh: John Mc-Enro diindeks Mc Enroe, John
Mengindeks nama perusahaan.
Contoh: PT Cahaya diindeks Cahaya. PT.

Jadi kesimpulan Indeks:
Semua keterangan dari sebuah nama pada saat mengindeks diletakkan di belakang nama utama.