MANAJEMEN PERKANTORAN

Manajemen administrasi perkantoran adl bagian dari manajemen yg memberikan informasi layanan bidang administrasi yg diperlukan ukt melaksanakan kegiatan secara efektif & memberi dampak kelancaran pd bidang lainnya.

Kegiatan Manajemen Administrasi Perkantoran

Kegiatan manajemen administrasi antara lain :

• Penyediaan informasi yg dibutuhkan ukt kepentingan manajemen.
• Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah ukt diakses oleh yg membutuhkan.
• Pengadministrasian seluruh kegiatan
• Menginventarisasi peralatan kantor

Tujuan Manajemen Administrasi Perkantoran

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yg berjudul Office Management and Control, yaitu:

1. Membantu perusahaan memelihara persaingan.
2. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yg cermat
3. Membuat catatan dgn biaya minimal
4. Memberikan semua keterangan yg lengkap & diperlukan siapa saja, kapan & di mana hal itu diperlukan ukt pelaksanaan perusahaan secara efisien
5. Memberikan catatan & laporan yg cukup dgn biaya serendah-rendahnya.

Aspek (fungsi) Manajemen Administrasi Perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yg meliputi rangkaian aktivitas antara lain:

1. Pengendalian & pengawasan
2. Pengarahan & pengawasan
3. Pengarahan
4. Manajemen
5. Pengawasan
6. Perencanaan, pengendalian & pengorganisasian
7. Manajemen & pengarahan
8. Tata laksana/penyelenggaraan
9. Pelaksana secara efisien

Faktor-faktor Manajemen Administrasi Perkantoran menurut Edwin Robinson

1. Persayaratan
2. Metode
3. pegawai
4. Material perlengkapan

Fungsi-fungsi Manajemen Administrasi Perkantoran yg terkait menurut H.Mac Donald (office management)

1. Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)
2. Biaya perkantoran (office costs)
3. Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)
4. Kepegawaian perkantoran (office personel)
5. Metode perkantoran (office methods)
6. Perlengkapan perkantoran (office equipment)

Cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey

1. peralatan & mesin (appliance and machine)
2. perbekalan & alat tulis (supplies and stationery)
3. metode (methods)
4. tata warkat (records)
5. kontrol pejabat pimpinan (executive controls)
6. ruang perkantoran (office space)
7. komunikasi (communications)
8. kepegawaian kantor (office personnel)
9. perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)

Manajemen Administrasi Perkantoran menurut George R. Terry

Manajemen perkantoran adl perencanaan, pengendalian & pengorganosaslan pekerjaan perkantoran, serta oenggerakan mereka yg melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yg telah ditentukan.

Manajemen Administrasi Perkantoran menurut William Leffingwell & Edwin Robinson

Manajemen Perkantoran dpt didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, & pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yg melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yg telah ditentukan lbh dahulu.

Manajemen Administrasi Perkantoran menurut Millis Geoffrey

Manajemen kantor adl seni membimbing personil kantor dalam menggunakan sarana yg sesuai dgn lingkungannya demi mencapai tujuan yg ditetapkan
Dengan demikian, manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur & menyusun), mengarahkan (memberikan arah & petunjuk), mengawasi & mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yg terkena oleh rangkaian kegiatan itu pd umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work).

Manajemen Administrasi Perkantoran meliputi pekerjaan perkantoran diantaranya:

1. menggandakan (duplicating)
2. mengirim surat (mailing)
3. mengetik (typing)
4. menghitung (calculating)
5. menyimpan warkat/arsip (filing)
6. menelepon (telephoning)
7. memeriksa (checking)
8. dan kegiatan lain.

Alat-alat (Tools) Manajemen

Money atau Uang merupakan salah satu unsur yg tdk dpt diabaikan. Uang merupakan alat tukar & alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dpt diukur dari jumlah uang yg beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yg penting ukt mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dgn berapa uang yg harus disediakan ukt membiayai gaji tenaga kerja, alat-alat yg dibutuhkan & harus dibeli serta berapa hasil yg akan dicapai dari sesuatu organisasi.
Untuk mencapai tujuan yg telah ditentukan diperlukan alat-alat sarana (tools). Tools merupakan syarat sesuatu usaha ukt mencapai hasil yg ditetapkan. Tools tersebut dikenal dgn 6M, yaitu men, money, materials, machines, method, & markets.
Man merujuk pd sumber daya manusia yg dimiliki oleh organisasi. Dalam manajemen, faktor manusia adl yg paling menentukan. Manusia yg membuat tujuan & manusia pula yg melakukan proses ukt mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tdk ada proses kerja, sebab pd dasarnya manusia adl makhluk kerja. Oleh karena itu, manajemen timbul karena adanya orang-orang yg berkerja sama ukt mencapai tujuan.
Material terdiri dari bahan setengah jdi (raw material) & bahan jadi. Dalam dunia usaha ukt mencapai hasil yg lbh baik, selain manusia yg ahli dalam bidangnya juga harus dpt menggunakan bahan/materi-materi sbg salah satu sarana. Sebab materi & manusia tidaki dpt dipisahkan, tanpa materi tdk akan tercapai hasil yg dikehendaki. Machine atau Mesin digunakan ukt memberi kemudahan atau menghasilkan keuntungan yg lbh besar serta menciptakan efesiensi kerja.
Metode adl sesuatu tata cara kerja yg memperlancar jalannya pekerjaan manajer. Sebuah metode daat dinyatakan sbg penetapan cara pelaksanaan kerja sesuatu tugas dgn memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kpd sasaran, fasilitas-fasilitas yg tersedia & penggunaan waktu, serta uang & kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun metode baik, sedangkan orang yg melaksanakannya tdk mengerti atau tdk mempunyai pengalaman maka hasilnya tdk akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam manajemen tetap manusianya sendiri.
Market atau pasar adl tempat di mana organisasi menyebarluaskan (memasarkan) produknya. Memasarkan produk sudah barang tentu sangat penting sebab bila barang yg diproduksi tdk laku, maka proses produksi barang akan berhenti. Artinya, proses kerja tdk akan berlangsung. Oleh sebab itu, penguasaan pasar dalam arti menyebarkan hasil produksi merupakan faktor menentukan dalam perusahaan. Agar pasar dpt dikuasai maka kualitas & harga barang harus sesuai dgn selera konsumen & daya beli (kemampuan) konsumen.

Prinsip-prinsip Manajemen

Prinsip-prinsip dalam manajemen bersifat lentur dalam arti bahwa perlu dipertimbangkan sesuai dgn kondisi-kondisi khusus & situasi-situasi yg berubah.
Menurut Henry Fayol, seorang pencetus teori manajemen yg berasal dari Perancis, prinsip-prinsip umum manajemen ini terdiri dari

1. Keadilan & kejujuran
2. Stabilitas kondisi karyawan
3. Prakarsa (Inisiative)
4. Semangat kesatuan, semangat korps
5. Kesatuan pengarahan (Unity of direction)
6. Pembagian kerja (Division of work)
7. Wewenang & tanggung jawab (Authority and responsibility)
8. Disiplin (Discipline)
9. Kesatuan perintah (Unity of command)
10. Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri
11. Penggajian pegawai
12. Pemusatan (Centralization)
13. Hirarki (tingkatan)
14. Ketertiban (Order)

Fungsi Manajemen

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yg akan selalu ada & melekat di dalam proses manajemen yg akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan ukt mencapai tujuan.
Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pd awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan 5 fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, & mengendalikan.
Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi tiga, yaitu:

1. Pengarahan (directing) adl sesuatu tindakan ukt mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha ukt mencapai sasaran sesuai dgn perencanaan manajerial & usaha.
2. Perencanaan (planning) adl memikirkan apa yg akan dikerjakan dgn sumber yg dimiliki. Perencanaan dilakukan ukt menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan & cara terbaik ukt memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan & kemudian melihat apakah rencana yg dipilih cocok & dpt digunakan ukt memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tdk dpt berjalan.
3. Pengorganisasian (organizing) dilakukan dgn tujuan membagi sesuatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yg lbh kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan & menentukan orang yg dibutuhkan ukt melaksanakan tugas-tugas yg telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dpt dilakukan dgn cara menentukan tugas apa yg harus dikerjakan, siapa yg harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yg bertanggung jawab atas tugas tersebut, pd tingkatan mana keputusan harus diambil.