Rabu, 31 Oktober 2012

PENANGANAN DAN CARA MENGARSIP SURAT



1. PENANGANAN SURAT
Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor.
Organisasi pengurusan surat-surat kantor sangat berbeda dari instansi ke instansi. Dalam suatu
organisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas dengan
merangkap tugas-tugas lain. Dalam suatu organisasi yang besar pengurusan surat-surat dapat
dikerjakan dalam bagian masing-masing, atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus,
yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Pada umumnya urusan penerimaan dan pengiriman suratsurat
yang dipusatkan, yaitu yang mengerjakan surat-surat masuk dan juga surat-surat keluar
adalah dianggap lebih baik.

Cara pengurusan surat-surat apabila telah diterima :
1. Penyortiran surat
a. Meneliti asal (sumber) surat itu.
b. Meneliti cara pengiriman surat
2. Penyortiran selanjutnya dibagi menjadi beberapa kelompok ;
a. Surat-surat Dinas; yaitu surat-surat yang erat hubungannya dengan kegiatan kantor
b. setiap kelompok surat hasil sortir ditempatkan tersendiri di dalam folder-folder atau
alat lain sejenisnya.
3. Pembukaan sampul (amplop).
4. Pengeluaran surat dari dalam sampul
5. Penelitian surat
6. Pembacaan surat
7. Penyampaian surat (intern)
8. Pencatatan Surat
a. Kartu kendali
b. Buku Agenda
c. Buku Pembantu Agenda
d. Keterangan-keterangan yang dicatat dalam Kartu Kendali ataupun Buku Agenda
9. Langkah akhir penanganan surat
Tata penyimpanan arsip aktif maupun arsip inaktif menggunakan system penataan berkas
disesuaikan dengan kepentingan instansi bersangkutan agar memudahkn pengendaliannya.

11. TATA CARA MENGARSIP SURAT (FILING)
A. PENGERTIAN FILING
Filing adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistimatis,
sehingga bahan – bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap
kali diperlukan. Suatu filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan bahan-bahan
yang aman, maka filing dapat dianggap sebagai “ingatan” dari sesuatu organisasi. Filing
merupakan bagian yang sangat penting dan oleh karenanya filing harus disusun dengan
sempurna dalam suatu organisasi.

B. SISTEM FILING
Ada 5 dasar pokok sistim bagi penyelenggaraan filing yang dapat dipergunakan yaitu :
1. Sistem Abjad
2. Sistem Subyek
3. Sitem Geografis
4. Sistem Nomor
5. Sistem Kronologis
 
C. TANGGUNG JAWAB PEGAWAI TERHADAP FILING.
Sistem filing bagi suatu kntor adalah sangat penting oleh karena arsip adalah sebagai
alat “ingatan”, sebagai metode untuk menyimpan surat-surat atau bahan-bahan yang penting
dengan aman, sistimatis, dan mudah ditemukan kembali apabila diperlukan setiap waktu.
 
D. PROSEDUR MENGARSIP
Prosedur mengarsip sebagai berikut:
1. Pembuatan tanda pelepas
2. Pembinaan kode
3. Pembuatan kartu petunjuk silang
4. Menggolong-golongkan
5. Penyimpanan
 
E. SISTEM POLA BARU KEARSIPAN.
Sistem ini adalah gabungan dari sistem abjad, system subyek, dari system nomor, dan
system kronologis. 



PEMELIHARAAN DAN PENJAGAAN ARSIP BEBERAPA JENIS MUSUH KERTAS.
1. Kerusakan yang disebabkan dari dalam :
a. K e r t a s
b. T I n t a
c. Pasta/Lem
2. Kerusakan akibat serangan dari luar :
a. Kelembaban
b. Udara yang terlampau kering
c. Sinar Matahari
d. Debu
e. Kekotoran udara
f. Jamur dan sejenisnya
g. Rayap
h. Gegat
 
13. RUANGAN PENYIMPANAN ARSIP
Menyimpan arsip-arsip bukanlah disembarang tempat, akan tetapi ruangan penyimpanan
harus terhindar dari kemungkinan-kemungkinan serangan api, air, serangga dan lain-lain.
Tempat penyimpanan arsip harus kering, kuat, terang dan berfentilasi yang baik.
Menyimpan arsip.
Menyimpan arsip hendaknya di tempat yang memenuhi syrat.Pergunakanlah rak logam
daripada menggunakan almari yang tertutup.
 
14. P E N J A G A AN
1. Membersihkan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip hendaknya senantiasa bersih dan teratur. Sekurangkurangnya
seminggu sekali dibersihkan dengan vacuum cleaner.
2. Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya.
Sedikit-dikitnya setiap enam bulan tempat penyimpanan arsip dan daerah sekelilingnya
hendaknya diperiksa untuk mengawasi kalau-kalau ada serangga, rayap, dan sejenisnya.
3. Penggunaan Racun Serangga
Setiap enam bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun serangga seperti D.D.T,
Dieldrin, Pryethrum, Gaama Benzene Hexa chloride.
4. Mengawasi serangga anai-anai
Untuk menghindari serangga anai-anai dapat dipergunakan sodium arsenie
5. Larangan makan dan merokok.
Makanan dalam bentuk apapun tidak boleh dibawa ke tempat penyimpanan arsip, sebab
sisa-sisa makanan merupakan daya tarik bagi serangga dan juga tikus-tikus.
6. Rak penyimpanan arsip
Arsip-arsip hendaknya disimpan di rak yang dibuat dari logam, dimana jarak antara
papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inci.
7. Meletakkan arsip.
Arsip-arsip, barang-barang cetakan, peta bagan dan lain-lain hendaknya diatur sebaik
mungkin dengan diberi tanda masing-masing.
8. Membersihkan arsip
Arsip-arsip hendaknya dibersihkn dengan menggunakan vacuum cleaner. Apabila arsiparsip
dihinggapi anai-anai/rayap dan sejenis lainnya hendaknya dipisahkan dengan
lainnya.
9. Mengeringkan arsip yang basah
Arsip-arsip yang basah tidak boleh dikeringkan dengan jalan menjemur dibawah
teriknya sinar matahari. Bukalah arsip-arsip dari ikatannya, kemudian keringkan dengan
jalan menganginkan.
10. Arsip-arsip yang tidak terpakai
Untuk arsip-arsip yang tidak terpakai lagi, hendaknya dijaga dengan cara yang sama,
tetapi simpanlah tersendiri. Aturlah sebaik mungkin agar tidak bertaburan disana-sini.
Susunannya sama seperti ketika arsip itu dipergunakan.
11. Arsip-arsip yang rusak atau sobek
Apabila kita temukan arsip-arsip yang rusak/sobek janganlah ditambal dengan
menggunakan cellulose tape, sebab alat perekat ini malahan dapat merusakkan kertas
dan tulisannya. Untuk memperbaikinya gunakanlah kertas yang sama dengan
menggunakan perekat kanji.
 
15. PERTOLONGAN PERTAMA ARSIP-ARSIP YANG RUSAK DAN PERBAIKAN
KECIL
1. Halaman yang sobek
Untuk memperbaiki arsip-arsip yang sobek gunakanlah perekat kkanji, jangan sekalikali
menggunakan cellotape. Halaman yang sobek dapat diperbaiki oleh setiap orang
tanpa terlebih dahulu memperoleh pendidikan yang khusus.
2. Mem buat perekat
Perekat dapat dibuat dari tepung kanji dan air, tetapi pada umumnya lebih mudah untuk
membeli perekat di setiap toko buku yang terpercaya. Perbedaan antara perekat buatan
sendiri dengan kita beli ialah bahwa perekat buatan pabrik itu diber sedikit bahan
pengawet agar tidak berbau.
3. Memperbaiki arsip-arsip yang terbakar.
Apabila kertas-kertas arsip terserang oleh api, atau oleh beberapa sebab menjadi hangus
atau sedikit terbakar, serahkanlah arsip-arsip tersebut kepada yang lebih ahli. Dalam hal
ini serahkanlah kepada Arsip Nasional RI. Akan tetapi untuk pertolongan pertama yang
dapat kita lakukan ialah dengan memasukkan arsip-arsip tersebut ke dalam peti, dan
bungkuslah dengan kertas tissue secara lepas.
4. Menanggulangi arsip-arsip basah/terendam air.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan di dalam usaha menyelamatkan arsip-arsip
ataupun buku-buku daripada ancaman kemusnahan akibat menderita serangan air ialah
sebagai berikut :
a. ikatan bundle arsip janganlah dibuka sebelum Lumpur/kotoran yang berada
dipermukaan di buka /dibersihkan .
b. Mengeluarkan air yng terkandung dalam bundle arsip /buku-buku dengan jalan
menjemur di terik matahari,akan tetapi cukuplah kalau dianginkandi tempat yang
bebas teriknya matahari
c. Tidak diperkenankan untuk mengeringkan arsip/buku-buku dengan jalan menjemur
diterik matahari, akan tetapi cukuplah kalau dianginkan di tempat yang bebas dari
sinar matahari (didalam ruangan). Bila di jemur di bawah teriknya sinar matahari,
setelah kering kertas akan berkeriput-keriput dan saling melekat satu sama lain
sehingga sukar untuk memisahkannya.
d. Kertas-kertas arsip yang dibundel ataupun buku-buku hendaknya jangan dibuka
terlalu lebar, bukalah selebar jari.
e. Hendaknya kulit buku ataupun arsip jangan dipisahkan ketika masih dalam keadaan
basah
f. Lakukanlah semua ini dengan kesabaran dan kecermatan
5. Mengeringkan buku
Buku-buku yang akan dijemur, hendaknya diletakkan diatas tiga buah tali halus serta
kuat, agar buku dapat bergantung di ketiga bagiannya.
6. Mengatasi cendawan.
Apabila setelah kering di kertas-kertas tumbuh cendawan, sapulah segera dengan
campuran thymol dan spiritus, dapat juga dengan acetone. Disamping itu dapat juga
dipergunakan campuran formalin dengan air; campuran ini harus mengandung formalin
sebanyak 40%
7. Pembuatan kertas racun cendawan “fungicidial tissue”.
Kertas lembut racun cendawan ini dapat dibuat sendiri. Sediakanlah campuran “sodium
orthophenylpenate” sebanyak 2 ons, yang dicampur dengan air.Kemudian rendamlah
beberapa helai kertas lembar tissue di dalam campuran tersebut, kemudian biarkanlah sesaat
hingga kering.Simpanlah hasilnya di dalam kotak tertutup dan gunakanlah bila perlu.
8. Membersihkan rak
Akibat terlanda oleh banjir, seperti halnya kertas-kertas arsip, rak-raknyapun akan
mengalami kerusakan-kerusakan. Oleh karena itu selamatkanlah rak-rak yang kemungkinan
masih dapat diselamatkan.




2 komentar: