SURAT MENYURAT

Pengertian Surat

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, Surat adalah kertas dan sebagainya yang bertulis (berbagai-bagai isi, maksudnya).

Prajudi Atmosudirdjo  menjelaskan bahwa Surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas naam kedudukannya dalam organsasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan komunikasi.

Diana Nababab menjabarkan pengertian surat sebagai alat komunikasi yang disajikan secara tertulis. Surat harus disajikan dengan baik karena surat secara tidak langsung memberikan gambaran tentang pribadi pengirimnya.

Surat merupakan sarana komunikasi tertulis antara satu pihak dengan pihak lain yang saling berkepentingan.Rumusan lain tentang surat dapat dikemukakan bahwa, surat adalah sehelai kertas bertulis atau lebih yang memuat suatu bahan komunikasi berupa pemberitahuan, permohonan, undangan dan lain-lain. Yang disampaikan seseorang kepada orang atau pihak lain, baik atas nama pribadi maupun karena kedudukannya dalam suatu organisasi, instansi atau perusahaan.

Dalam praktik surat menyurat senantiasa ada informasi atau pesan yang disampaikan, ada pihak pengirim  dan penerima informasi atau pesan, ada media yaitu tulisan kertas bertulis.Surat menyurat akan terjadi bila minimal ada dua pihak yang saling berkepentingan.

Fungsi Surat
Fungsi surat dalam kehidupan bermasyarakat antara lain dapat dirumuskan yaitu:
1).Surat sebagai Alat Komunikasi Tertulis
2).Surat Sebagai Alat Bukti Otentik
3).Surat sebagai Alat Bukti Historis
4).Surat sebagai Duta/Wakil
5).Surat sebagai Pedoman

Ciri-ciri Surat Resmi

Setelah pada artikel sebelumnya kita membahas apa itu surat resmi, kali ini kita akan membahas tentang Ciri-ciri surat resmi. Untuk membuat sebuah surat resmi yang baik ada beberapa aturan yang harus dilakukan, yaitu dengan mengikuti ciri-ciri surat sebagai berikut :

Ciri-ciri Surat Resmi :

• Menggunakan kop atau surat, apa bila surat tersebut dikeluarkan oleh organisasi tertentu
• Terdapat Nomor surat,lampiran dan perihal
• Menggunakan salam pembuka dan salam penutup yang lazim digunakan
• Menggunakan bahasa resmi yang sesuai dengan EYD atau aturan bahasa yang baik
• Menyertakan stempel atau cap dari lembaga resmi

Kepala Surat

Kepala surat atau kop surat merupakan format baku yang digunakan dalam membuat surat resmi atau surat dinas. Kepala surat umumnya mencantumkan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, nomor fax, alamat e-mail dan alamat situs Web.Selain itu kepala surat resmi biasanya menggunakan logo/lambang perusahaan atau instansi tertentu.

Contoh Format penulisan kepala surat :

Ket: Logo atau lambang instansi biasanya diletakkan di bagian sebelah kiri kepala surat.

 

 

Nomor Surat Resmi

Dalam penulisan surat resmi, Nomor surat merupakan salah satu bagian dalam membuat surat resmi. Nomor surat resmi umumnya ditulis dengan kombinasi angka dan huruf. huruf menandakan instansi yang membuat surat resmi tersebut sedangkan angka digunakan untuk menentukan periode atau waktu surat tersebut diterbitkan.

Contoh Penulisan Nomor Surat Resmi yang benar :

Nomor: 113/U/OSIS/2012
No: 113 / U /OSIS / 2012
Nomor: 113.U.OSIS.2012

Referensi: Buku “Penuntun Perkuliahan Bahasa Indonesia” Karangan Daeng Nurjamal, M.Pd dan Warta Sumirat, M.Pd.